Gouvernance des données et automatisation avec Power Apps et Power BI

By 9 février 2022 février 22nd, 2022 Business Intelligence, Microsoft

eFrontech a été sollicité afin d’améliorer la création et la mise-à-jour des rapports destinés au comité exécutif d’un groupe pharmaceutique français.

Objectif et Contexte de l’accompagnement

eFrontech a été sollicité afin d’améliorer la création et la mise-à-jour des rapports destinés au comité exécutif d’un groupe pharmaceutique français.

La stratégie de ce client est de fonder une nouvelle collaboration entre les équipes IT et les métiers. Afin de gagner en agilité sur les projets mis en œuvre et en élasticité grâce à la migration applicative et du stockage des données dans le Cloud. Le groupe souhaite ainsi gagner en productivité et transformer l’activité de ses collaborateurs en conseil plutôt qu’exécuteurs des tâches manuelles.

À la suite des résultats obtenus en utilisant Power BI pour les analyses financières, l’orientation de la direction était de remplacer les présentations Power Point par une solution plus robuste, en révisant ce process et en créant un guichet unique de données historisées utilisables dans les COMEX, CODIR ou rapports internes.

Ces rapports étaient ponctuellement produits à chaque trimestre par un process de saisie laborieux entreprit par chaque métier responsable et ensuite distribués à un collaborateur. Celui-ci combinait par la suite les différentes archives dans une seule présentation Power Point.

Process en place avant optimisation par Power Apps et Power BI
Process en place avant Optimisation

Ce process mettait en avant des problèmes récurrents : 

Base de données inexistante ou non centralisée.

Mauvais traitement ou manipulation des données.

Pas d’historisation ou archivage des données.

Manque de validation des données et des rapports.

Pas de système d’alertes : générant des décalages par rapport au planning de livraison.

Pas de règles de confidentialité systématiques.

Nombreuses interactions et arbitrages/Headcounts nécessaires pour faire faire les rapports.

Mise en forme des rapports non-homogène.

Rapports non-dynamiques ou interactifs.

Process mis en place grâce aux solutions Power Apps et Power BI

Dans cet article, eFrontech vous explique comment l’intégration des outils Power Platform peuvent améliorer d’une part la gestion et monitoring de vos informations mais également la conformité et sécurité des données au sein de votre entreprise. Votre organisation peut ainsi optimiser les coûts d’évolution et maintenance avec un ROI à court terme.

Une fois le process mis-en-place, les rapports sont prêts à être utilisés conformément aux besoins.

Process en place par eFrontech avec Power Apps et Power BI
Process en place par eFrontech

Afin de mettre en place ce process, eFrontech a apporté son expertise sur deux axes majeurs :

  • Du conseil sur la Gouvernance de la donnée
  • De l’expertise sur l’Optimisation des systèmes décisionnels

Conseil sur la Gouvernance de la donnée

Avant d’optimiser les Systèmes d’Information Décisionnels, il est primordial d’analyser le process en détail, de comprendre les besoins métiers, d’identifier les différents niveaux de maturité sur la gouvernance de la donnée. Nous avons analysé également, pour chaque métier la qualité et la pertinence des indicateurs clés.

Expertise eFrontech : Gouvernance de la donnée & Expertise SID
schéma maturité perfromance _ kpi à améliorer
Expertise eFrontech : Gouvernance de la donnée & Expertise SID

Nous avons commencé par cartographier le processus en place en identifiant les acteurs, leurs rôles, et responsabilités respectives.

A partir de cette analyse, nous avons proposé une formalisation du Data Ownership de la gouvernance de la donnée, en identifiant quatre profils différents :

  • Process Leader (une personne) – Rôle/Responsabilité : Coordination de la production des indicateurs et des rapports entre les différents acteurs. Centralise les demandes de maintenance avec la DSI.
  • Data Owner (une personne par métier) – Rôle/Responsabilité : Manager d’une équipe responsable des données (qualité et mise à jour) en charge des indicateurs.
  • DSI (une équipe) – Rôle/Responsabilité : Mise à disposition des outils et assurer leur opérationnalité.
  • Advisory Board Owner (une personne par direction, 8 membres du Comité Exécutif) – Rôle/Responsabilité : Membre du Comex qui valide les KPIs, maître d’ouvrage des KPIs (les définis et les valides).
profil de gouvernance

Cette étape a permis de :

tick vert Définir les rôles, bonnes pratiques du process et calendrier

tick vert Cadrer les responsabilités de chaque acteur en fonction de leur périmètre d’actions

tick vert Centraliser les interactions pour éviter des retards dus au manque de coordination entre les acteurs

tick vert Suivre l’organisation des métiers et identifier le change management nécessaire

tick vert Etablir la gestion d’évolution des rapports

tick vert Définir un glossaire précisant les détails de chaque KPI

tick vert Identifier le niveau de maturité des métiers par rapport à la culture de la performance

Conseil sur le système Décisionnel

Afin d’organiser au mieux la donnée sur Microsoft Power Apps et l’exploiter sur Microsoft Power BI, eFrontech a suivi une démarche contenant les étapes suivantes :

  • Etat des lieux :
    • Analyse du process de production et d’évolution des rapports PowerPoint.
    • Identification des sources de données communes et spécifiques (différents systèmes), les contributeurs, les modes de contribution et les règles d’accès.
  • Standardisation du process : Développement d’un process commun pour tous les métiers.
  • Interface de contrôle des notifications : Développement des scripts sur Power Automate permettant d’automatiser la communication et contrôle d’échéance.
  • Interface Web d’input de données : Développement de l’interface Power Apps permettant à l’utilisateur final de mettre à jour la base de données avec la prise en compte des contraintes de sécurité.
  • Création des rapports sur Power BI respectant une simplification et homogénéisation du format de présentation.
  • Formation et accompagnement des utilisateurs.
Système décisionnel _ Power Apps et Power BI

Grace à ce travail sur le système Décisionnel, nous avons obtenu des gains sur :

tick vert La Centralisation : guichet unique des données (auditable si besoin).

tick vert  L’Administration : moins d’interaction nécessaire, continuité du procès assurée.

tick vert L’Automatisation : moins de modification manuelle.

tick vert Des Gains de temps : réduction du temps de préparation.

tick vert La Rationalisation : simplification du process.

tick vert La Sécurisation : contrôle des sources de données, accès, dédoublonnage

Conclusion

Avec cette révision du process, eFrontech a contribué dans un premier temps à produire un inventaire exhaustif des fichiers, activités et procédures utilisées par tous les métiers. Puis dans un second temps, proposer des recommandations et solutions afin d’améliorer les process.

Le client conserve le périmètre fonctionnel, mais maintenant avec des équipes sensibilisées sur les données. Ces équipes sont capables de réaliser des analyses détaillées et produire de la donnée optimisée avec une réduction drastique des process manuels. En plus du rapport pour le Comité Exécutif, les huit directions ont aussi maintenant un rapport interne pour l’analyse de sa donnée, prêt pour une utilisation mensuelle.

La mise en place d’une solution applicative dans le cloud Microsoft, ouvre des possibilités simplifiées de développer des analyses prédictives des principaux KPIs grâce à l’utilisation des technologies Microsoft Azure IA.

Décio

Consultant eFrontech et Rédacteur principal de l'article

Avec un background de contrôleur de gestion, Décio met son expertise sur Power Bi au service des directions d'entreprise pour prendre des décisions sur la base de leurs données.